Cetak Mail Merge | Satu file Surat untuk Banyak tujuan

Pengertian Mail Merge

Mail merge berasal dari kata “Mail” artinya surat dan “Merge” artinya bergabung / menggabungkan / melebur, apabila diterjemahkan keseluruhan adalah menggabungkan surat dengan file data lainnya. Pengertian secara luas “mail merge” (istilah digunakan digunakan pada software microsoft word dan pulisher) dan “print merge” (istilah digunakan pada software corel draw) adalah penggabungan sebuah file master dengan file data dari file berbeda.

Kegunaan dan manfaat mail merge

Untuk apa dan kapan dibutuhkan untuk menggunakan fitur mail merge ini, secara umum adalah untuk pembuatan banyak output atau hasil dengan satu buah master file sama, contohnya :

  • Surat menyurat dengan banyak tujuan
  • Surat panggilan pemilih pada pelaksanaan pemilu
  • Pencetakan sertifikat training, seminar, vaksinasi, atau lainnya
  • Pencetakan KTP (Kartu Tanda Penduduk,  Kartu Tanda Pengenal)
  • Pencetakan kartu anggota komunitas, organisasi, perusahaan dan lainnya
  • Pencetakan label undangan, label produk, dan lainnya
  • Masih banyak lagi lainnya

Dari beberapa kegunaan dan manfaat di atas, penulis jelaskan diantarannya adalah membuat 1 file surat untuk banyak tujuan

1 file surat untuk banyak tujuan

Terkadang kita dijenuhkan dengan pekerjaan administrasi dalam keorganisasian, kelembagaan, perusahaan, dll karena harus membuat ratusan surat dengan isi surat sama tetapi tujuan berbeda. Pembuatan surat semacam ini contohnya : surat panggilan kerja, surat undangan pertemuan dll.

Lebih lagi di perbankkan, perusahaan-perusahaan asuransi. Jumlah surat untuk dikirim ke nasabah mereka baik berupa laporan rekening koran, penyampaian saldo, atau penyampaian informasi lainnya bisa mencapai ribuan, puluhan ribu atau bahkan lebih.

Kegiatan surat menyurat tersebut dapat diatasi dengan sedikit trik yaitu dengan Cetak Mail Merge. Kelebihan Cetak Mail Merge ini adalah dengan 1 buah file surat dan 1 buah file data dapat mencetak surat sebanyak jumlah data pada file data.

Selain surat-surat di atas contoh lain adalah Kartu pengenal karyawan atau ID Card, Kartu Siswa, Kartu anggota Club Motor, kartu anggota perburuhan. Dengan 1 master bentuk design, namun beda isian, beda data. Untuk membuat surat semacam ini diperlukan dua buah file, 1 file surat (Microsoft Word) nanti untuk master surat Cetak Mail Merge dan 1 file data (Microsoft Excel) untuk sumber data Cetak Mail Merge.

Apabila pembaca sudah dapat membuat 1 surat ataup 1 master design untuk banyak tujuan maka akan menghemat waktu kerja, menghemat pemakaian hard disk dan banyak keuntungan lainnya. Bagaimana caranya ?.

Dalam artikel ini disajikan contoh untuk surat edaran himbauan kepada seluruh karyawan pada sebuah perusahaan dengan jumlah karyawan 350 orang. Menggunakan program Microsoft Word (karena paling sering digunakan dalam perusahaan-perusahaan untuk membuat surat menyurat).

Pertama

Buka program Microsoft Word ==> Buat file baru ==> Atur Page Layout (umumnya A4) ==> Atur margin kiri kanan atas dan bawah sesuai keinginan ==> Ketik surat edaran himbauan dan simpan dengan nama sesuai keinginan, contoh seperti gambar di bawah ini.


Cara

Ke dua

Buka program Microsoft Excel ==> Buat file baru ==> Ketik data-data diperlukan. Sebagai contoh : Nama, NIK, Bagian. Karena jumlah karyawannya ada 350 orang maka data di microsoft excelnya juga terdiri dari 350 nama karyawan. Setelah semuanya diketik dengan lengkap, simpan file tersebut sesuai dengan keinginan.


Cara

Ke tiga

Buka file Microsoft Word (sudah dibuat pada step “Pertama” diatas) ==> pilih menu Mailings ==> Select Recipients ==> Use Existing List ==> pada dialog box “Files Of Type” pilih “Excel Files” ==> Pilih file Microsoft Excel (sudah dibuat pada step “Kedua” diatas) ==> klik button “Open” kemudian ikuti langkah – langkah selanjutnya sampai tampil di layar monitor kembali pada file aktif.

Jangan ketinggalan, baca juga :  Magnetic Drum penyimpanan sekunder


Cara

Cara

Ke empat

Posisikan kursor dibawah tulisan “Kepada Yth :” pada file surat (dibuat pada step pertama) ==> Pilih menu “Insert Merge Filed” ==> Pilih Field “Nama” ==> ulangi langkah tersebut untuk “NIK“ dan “Bagian”. Ulangi juga proses tersebut pada setelah tulisah Bapak/Ibu/Saudara/Saudari

Cara

Ke lima

Klik icon Preview Result ==> Lihat perubahan pada tulisan dibawah “Kepada Yth :” dan setelah tulisan Klik icon Preview Result è Lihat perubahan pada tulisan dibawah “Kepada Yth :” dan setelah tulisan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari è klik panah kanan untuk melihat record selanjutnya, ini dilakukan untuk memastikan bahwa mail merge sudah berjalan dengan sesuai. Apabila sudah benar, maka seluruh record dapat ditampilkan sampai data terakhir, yaitu data karyawan ke 350.


Cara

Ke enam

Terakhir, silahkan pilih beberapa opsi sesuai keinginan dapat dilakukan, bisa print ke kertas  klik Finish & Merge (edit individual document, Print document, kirim ke e-mail  atau simpan ke file PDF. Nah, selesai sudah semua langkah untuk membuat atau mencetak surat dalam jumlah banyak dengan sangat mudah dan simpel.
Cara

Membuat label undangan dengan mail merge

Secara umum membuat mail merge untuk keperluan apapun hampir sama, bedanya pada isi file master dan isi data – data sumbernya. Contoh berikutnya adalah bagaimana cara membuat label undangan dengan mail merge ini. Bagaimana caranya ?. silahkan ikuti langkah – langkah di bawah ini :

Pertama

Buka program Microsoft Word ==> Buat file baru, maka akan tampil lembar kosong. Berikutnya adalah pilih tab Mailings ==> Start Mail Merge ==> Labels. Lihat gambar di bawah ini, pilih other/custom  ==> New Label. Dalam contoh ini menggunakan label nomor 103 merek “star” untuk merek lain biasanya ada perbedaan pada ukuran kertas, jarak antar label horisontal, jarak antar label vertikal. Jika berbeda dengan artikel ini, caranya diukur dengan penggaris. Isi kolom – kolom tersedia seperti penjelasan di bawah ini :

  • Label name   : Nama label (nanti akan tersimpan sehingga bisa dipakai di lain waktu), isi dengan “103”
  • Top margin   : Jarak dari pinggir kertas sebelah atas ke label pertama, isi dengan angka 4
  • Side margin  : Jarak dari pinggir kertas sebelah kiri ke label pertama, isi dengan angka 3
  • Vertical pitch : Jarak dari pinggir label sebelah atas ke label di bawah berikutnya (pinggir label sebelah atas), isi dengan angka 38
  • Horizontal pitch   : Jarak dari pnggir label sebelah kiri ke label sebelah kanan berikutnya (pinggir label sebelah kiri), isi dengan angka 63
  • Page size       : Isi dengn “Custom”
  • Page width   : Lebar kertas keseluruhan, isi dengan angka 195
  • Label height : Tinggi kertas keseluruhan, isi dengan angka 34
  • Label width  : Lebar per label, isi dengan angka 62
  • Number across     : Jumlah label pada baris horizontal, isi dengan angka 3
  • Number down     : Jumlah label pada kolom vertikal, isi dengan angka 4
  • Page Height : Tinggi kertas keseluruhan, isi dengan angka 156
  • Klik “OK” kemudian simpan file tersebut.

 

Ke dua

Buka program Microsoft Excel ==> Buat file baru ==> Ketik data-data diperlukan. Sebagai contoh : nama, alamat. Isi nama dan alamat sesuai dengan banyak undangan. Setelah semua terisi dengan benar kemudian simpan.

Ke tiga

Pada file Microsoft Word (sudah dibuat pada step “Pertama” diatas) ==> pilih menu Mailings è Select Recipients è Use Existing List ==> pada dialog box “Files Of Type” pilih “Excel Files” ==> Pilih file Microsoft Excel (sudah dibuat pada step “Kedua” diatas) ==> klik button “Open” kemudian ikuti langkah – langkah selanjutnya sampai tampil di layar monitor kembali pada file aktif.

Jangan ketinggalan, baca juga :  Random Access Memory atau RAM

Ke empat

  • Tetap di Microsoft Word, posisikan kursor pada tabel pertama kemudian ketik“Di”.
  • Letakkan kursor di sebelah kiri “Di” kemudian klik “Insert Merge Field”, pilih “nama” kemudian enter
  • Letakkan kursot di sebelah kanan “Di” kemudian enter, di bawah “Di” klik “Insert Merge Field”, pilih “alamat”.
  • Pilih semua di tabel pertama dan copy paste ke tabel berikutnya.
  • Pada tabel ke 2, posisikan kursor pada sebelah kiri field “nama” ==> klik “Rules” ==> Next Record
  • Pilih semua di tabel ke 2 dan copy paste ke tabel lainnya sampai penuh

Ke lima

  • Lihat hasilnya dengan cara klik “Preview Results”
  • Setelah hasilnya benar, langkah selanjutnya adalah menyelesaikan hasil mail merge dengan cara klik “Finish & Merge”
  • Pilih sesuai keinginan, bisa semua (All) atau hanya halaman aktif (Current Record) atau bisa juga hanya halaman terpilih kemudian klik “OK”
  • Lihat dan periksa apakah sudah semuanya, apabila sudah sesuai simpan dengan nama sesuai keinginan.

Ke enam

  • Sebelum dicetak ke label, sebaiknya dicetak ke kertas HVS biasa untuk melihat hasilnya
  • Jika sudah, jadikan hasil print out kertas HVS ini untul mal atau masternya
  • Posisikan label pada kertas HVS kemudian rekatkan label dengan HVS menggunakan selotip kecil (untuk pemula). Kalau sudah biasa tidak perlu menggunakan mal, bisa print out langsung ke label.

Selesai

Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan para pembaca, amiin

Jika masih ada kesulitan setelah membaca artikel ini, silahkan menulis pada kolom komentar. Penulis akan berusaha membantu kesulitan pembaca sekalian.

Syaiful

Pemilik

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.