Cara menggunakan fitur Mail Merge di Word

Pengertian cetak mail merge berasal dari kata Mail artinya surat dan Merge artinya bergabung atau menggabungkan atau melebur dan apabila diterjemahkan secara keseluruhan adalah menggabungkan surat dengan file data lainnya.

Pengertian secara luas mail merge istilah ini digunakan digunakan pada software microsoft word dan pulisher atau print merge istilah ini digunakan pada software corel draw adalah penggabungan sebuah file master dengan file data dari file berbeda.

Membuat mail merge

Untuk membuat label undangan menggunakan fitur Mail Merge di Word untuk membuat dan mencetak surat formulir yang menggunakan data dari data program lainnya perlu disiapkan dua buah file yaitu :

  • File sumber data yang berisi data penerima surat. File ini biasanya berupa lembar kerja Excel yang berisi kolom-kolom data yang akan dimasukan ke dalam surat formulir.
  • File template yang berisi naskah surat formulir. File ini biasanya berisi placeholder yang akan diisi dengan data dari file sumber data.

Berikut adalah langkah-langkah cara menggunakan fitur Mail Merge di Word untuk mencetak surat formulir digabungkan dengan lembar kerja Excel :

  1. Buka file template surat formulir di Word.
  2. Klik Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard.
  3. Di kotak dialog Mail Merge Wizard, pilih Step 1: Select the type of merge.
  4. Pilih Letters, lalu klik Next: Starting document.
  5. Di kotak dialog Mail Merge Wizard, pilih Step 2: Select recipients.
  6. Pilih Use an existing list, lalu klik Browse.
  7. Pilih file sumber data Excel, lalu klik Open.
  8. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilih lembar kerja yang berisi data untuk mail merge, lalu klik OK.
  9. Di kotak dialog Mail Merge Wizard, pilih Step 3: Write your letter.
  10. Tulis naskah surat formulir.
  11. Untuk memasukkan data dari file sumber data ke dalam surat formulir, klik Mailings > Insert Merge Field.
  12. Pilih kolom data yang ingin dimasukkan, lalu klik OK.
  13. Ulangi langkah 11-12 untuk memasukkan semua data yang diinginkan ke dalam surat formulir.
  14. Di kotak dialog Mail Merge Wizard, pilih Step 4: Preview your letters.
  15. Preview surat formulir untuk memastikan bahwa data sudah terisi dengan benar.
  16. Jika sudah yakin, klik Next: Complete the merge.
  17. Di kotak dialog Mail Merge Wizard, pilih Step 5: Merge.
  18. Pilih Print, lalu klik OK.

Word akan mulai mencetak surat formulir dengan data dari file sumber data. Surat formulir akan dicetak satu per satu, dengan data penerima surat yang berbeda-beda.

Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakan fitur Mail Merge di Word:

  • Untuk memisahkan data dari file sumber data ke dalam beberapa kolom surat formulir, Anda dapat menggunakan tab atau enter untuk memisahkan data di file sumber data.
  • Untuk menyesuaikan tata letak surat formulir, Anda dapat menggunakan fitur-fitur yang ada di Word, seperti marginspasi baris, dan ukuran font.
  • Untuk membuat surat formulir yang lebih kompleks, Anda dapat menggunakan macro atau VBA.
||  Penyimpanan sekunder komputer generasi Pertama dengan Magnetic Drum

Manfaat menggunakan fitur Mail Merge di Word

Untuk apa dan kapan dibutuhkan untuk menggunakan fitur mail merge ini, secara umum adalah untuk pembuatan banyak output atau hasil dengan satu buah master file sama, contohnya :

  • Surat menyurat dengan banyak tujuan
  • Surat panggilan pemilih pada pelaksanaan pemilu
  • Pencetakan sertifikat training, seminar, vaksinasi, atau lainnya
  • Pencetakan KTP (Kartu Tanda Penduduk,  Kartu Tanda Pengenal)
  • Pencetakan kartu anggota komunitas, organisasi, perusahaan dan lainnya
  • Pencetakan label undangan, label produk, dan lainnya
  • Masih banyak lagi lainnya

Dari beberapa kegunaan dan manfaat di atas, cara menggunakan fitur Mail Merge di Word untuk mencetak surat formulir digabungkan dengan lembar kerja Excel penulis jelaskan diantarannya adalah membuat 1 file surat untuk banyak tujuan

1 file surat untuk banyak tujuan

Terkadang kita dijenuhkan dengan pekerjaan administrasi dalam keorganisasian, kelembagaan, perusahaan, dll karena harus membuat ratusan surat dengan isi surat sama tetapi tujuan berbeda. Pembuatan surat semacam ini contohnya : surat panggilan kerja, surat undangan pertemuan dll.

Lebih lagi di perbankkan, perusahaan-perusahaan asuransi. Jumlah surat untuk dikirim ke nasabah mereka baik berupa laporan rekening koran, penyampaian saldo, atau penyampaian informasi lainnya bisa mencapai ribuan, puluhan ribu atau bahkan lebih.

Kegiatan surat menyurat tersebut dapat diatasi dengan sedikit trik yaitu dengan cetak mail merge. Kelebihan Cetak Mail Merge ini adalah dengan 1 buah file surat dan 1 buah file data dapat mencetak surat sebanyak jumlah data pada file data.

Selain surat-surat di atas contoh lain adalah Kartu pengenal karyawan atau ID Card, Kartu Siswa, Kartu anggota Club Motor, kartu anggota perburuhan. Dengan 1 master bentuk design, namun beda isian, beda data. Untuk membuat surat semacam ini diperlukan dua buah file, 1 file surat (Microsoft Word) nanti untuk master surat Cetak Mail Merge dan 1 file data (Microsoft Excel) untuk sumber data Cetak Mail Merge.

Apabila pembaca sudah dapat membuat 1 surat atau 1 master desain untuk banyak tujuan maka akan menghemat waktu kerja, menghemat pemakaian hard disk dan banyak keuntungan lainnya. Bagaimana caranya ?.

Dalam artikel ini disajikan contoh untuk surat edaran himbauan kepada seluruh karyawan pada sebuah perusahaan dengan jumlah karyawan 350 orang. Menggunakan program Microsoft Word (karena paling sering digunakan dalam perusahaan-perusahaan untuk membuat surat menyurat).

Pertama

Buka program Microsoft Word ==> Buat file baru ==> Atur Page Layout (umumnya A4) ==> Atur margin kiri kanan atas dan bawah sesuai keinginan ==> Ketik surat edaran himbauan dan simpan dengan nama sesuai keinginan, contoh seperti gambar di bawah ini.


Cara

Ke dua

Buka program Microsoft Excel ==> Buat file baru ==> Ketik data-data diperlukan. Sebagai contoh : Nama, NIK, Bagian. Karena jumlah karyawannya ada 350 orang maka data di microsoft excelnya juga terdiri dari 350 nama karyawan. Setelah semuanya diketik dengan lengkap, simpan file tersebut sesuai dengan keinginan.


Cara

Ke tiga

Buka file Microsoft Word (sudah dibuat pada step “Pertama” diatas) ==> pilih menu Mailings ==> Select Recipients ==> Use Existing List ==> pada dialog box “Files Of Type” pilih “Excel Files” ==> Pilih file Microsoft Excel (sudah dibuat pada step “Kedua” diatas) ==> klik button “Open” kemudian ikuti langkah – langkah selanjutnya sampai tampil di layar monitor kembali pada file aktif.

Cara membuat mail merge

Ke empat

Posisikan kursor dibawah tulisan “Kepada Yth :” pada file surat (dibuat pada step pertama) ==> Pilih menu “Insert Merge Filed” ==> Pilih Field “Nama” ==> ulangi langkah tersebut untuk “NIK“ dan “Bagian”. Ulangi juga proses tersebut pada setelah tulisah Bapak/Ibu/Saudara/Saudari

Cara

Ke lima

Klik icon Preview Result ==> Lihat perubahan pada tulisan dibawah “Kepada Yth :” dan setelah tulisan Klik icon Preview Result è Lihat perubahan pada tulisan dibawah “Kepada Yth :” dan setelah tulisan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari è klik panah kanan untuk melihat record selanjutnya, ini dilakukan untuk memastikan bahwa mail merge sudah berjalan dengan sesuai. Apabila sudah benar, maka seluruh record dapat ditampilkan sampai data terakhir, yaitu data karyawan ke 350.

||  Membuat Kartu Nama Sendiri


Cara

Ke enam

Terakhir, silahkan pilih beberapa opsi sesuai keinginan dapat dilakukan, bisa print ke kertas  klik Finish & Merge (edit individual document, Print document, kirim ke e-mail  atau simpan ke file PDF. Nah, selesai sudah semua langkah cetak mail merge untuk membuat atau mencetak surat dalam jumlah banyak dengan sangat mudah dan simpel.
Cara

Membuat label undangan dengan mail merge

Secara umum membuat mail merge untuk keperluan apapun hampir sama, bedanya pada isi file master dan isi data – data sumbernya. Contoh berikutnya adalah bagaimana cara membuat label undangan dengan mail merge ini. Bagaimana caranya ?. silahkan ikuti langkah – langkah di bawah ini :

Pertama

Buka program Microsoft Word ==> Buat file baru, maka akan tampil lembar kosong. Berikutnya adalah pilih tab Mailings ==> Start Mail Merge ==> Labels. Lihat gambar di bawah ini, pilih other/custom  ==> New Label. Dalam contoh ini menggunakan label nomor 103 merek “star” untuk merek lain biasanya ada perbedaan pada ukuran kertas, jarak antar label horisontal, jarak antar label vertikal. Jika berbeda dengan artikel ini, caranya diukur dengan penggaris. Isi kolom – kolom tersedia seperti penjelasan di bawah ini :

  • Label name diisi dengan Nama label (nanti akan tersimpan sehingga bisa dipakai di lain waktu), isi dengan “103”
  • Top margin diisi dengan Jarak dari pinggir kertas sebelah atas ke label pertama, isi dengan angka 4
  • Side margin  diisi dengan Jarak dari pinggir kertas sebelah kiri ke label pertama, isi dengan angka 3
  • Vertical pitch diisi dengan Jarak dari pinggir label sebelah atas ke label di bawah berikutnya (pinggir label sebelah atas), isi dengan angka 38
  • Horizontal pitch  diisi dengan Jarak dari pnggir label sebelah kiri ke label sebelah kanan berikutnya (pinggir label sebelah kiri), isi dengan angka 63
  • Page size  diisi dengan Isi dengn “Custom”
  • Page width diisi dengan Lebar kertas keseluruhan, isi dengan angka 195
  • Label height diisi dengan Tinggi kertas keseluruhan, isi dengan angka 34
  • Label width diisi dengan Lebar per label, isi dengan angka 62
  • Number across diisi dengan Jumlah label pada baris horizontal, isi dengan angka 3
  • Number down  diisi dengan Jumlah label pada kolom vertikal, isi dengan angka 4
  • Page Height diisi dengan Tinggi kertas keseluruhan, isi dengan angka 156
  • Klik “OK” kemudian simpan file tersebut.
||  Pengetahuan komputer
percetakan dengan mail merge

Ke dua

Buka program Microsoft Excel ==> Buat file baru ==> Ketik data-data diperlukan. Sebagai contoh : nama, alamat. Isi nama dan alamat sesuai dengan banyak undangan. Setelah semua terisi dengan benar kemudian simpan.

Ke tiga

Pada file Microsoft Word (sudah dibuat pada step “Pertama” diatas) ==> pilih menu Mailings è Select Recipients è Use Existing List ==> pada dialog box “Files Of Type” pilih “Excel Files” ==> Pilih file Microsoft Excel (sudah dibuat pada step “Kedua” diatas) ==> klik button “Open” kemudian ikuti langkah – langkah selanjutnya sampai tampil di layar monitor kembali pada file aktif.

Video tutorial

Video tutorial untuk membuat dan mencetak label undangan dengan menggunakan software Microsoft Word digabungkan dengan software Microsoft Excel dapat ditonton di sini : https://www.youtube.com/watch?v=1-Nhn9z1qcQ.

percetakan dengan mail merge

Ke empat

  • Tetap di Microsoft Word, posisikan kursor pada tabel pertama kemudian ketik“Di”.
  • Letakkan kursor di sebelah kiri “Di” kemudian klik “Insert Merge Field”, pilih “nama” kemudian enter
  • Letakkan kursot di sebelah kanan “Di” kemudian enter, di bawah “Di” klik “Insert Merge Field”, pilih “alamat”.
  • Pilih semua di tabel pertama dan copy paste ke tabel berikutnya.
  • Pada tabel ke 2, posisikan kursor pada sebelah kiri field “nama” ==> klik “Rules” ==> Next Record
  • Pilih semua di tabel ke 2 dan copy paste ke tabel lainnya sampai penuh
percetakan dengan mail merge
percetakan dengan mail merge

Ke lima

  • Lihat hasilnya dengan cara klik “Preview Results”
  • Setelah hasilnya benar, langkah selanjutnya adalah menyelesaikan hasil mail merge dengan cara klik “Finish & Merge”
  • Pilih sesuai keinginan, bisa semua (All) atau hanya halaman aktif (Current Record) atau bisa juga hanya halaman terpilih kemudian klik “OK”
  • Lihat dan periksa apakah sudah semuanya, apabila sudah sesuai simpan dengan nama sesuai keinginan.
percetakan dengan mail merge
percetakan dengan mail merge
percetakan dengan mail merge

Ke enam

  • Sebelum dicetak ke label, sebaiknya dicetak ke kertas HVS biasa untuk melihat hasilnya
  • Jika sudah, jadikan hasil print out kertas HVS ini untul mal atau masternya
  • Posisikan label pada kertas HVS kemudian rekatkan label dengan HVS menggunakan selotip kecil (untuk pemula). Kalau sudah biasa tidak perlu menggunakan mal, bisa print out langsung ke label.

Selesai

Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan para pembaca, amiin

Jika masih ada kesulitan setelah membaca artikel ini, silahkan menulis pada kolom komentar. Penulis akan berusaha membantu kesulitan pembaca sekalian.

Bagi ke : facebook twitter linkedin pinterest whatapps