Cetak Mail Merge

Pengertian cetak mail merge berasal dari kata “Mail” artinya surat dan “Merge” artinya bergabung / menggabungkan / melebur, apabila diterjemahkan keseluruhan adalah menggabungkan surat dengan file data lainnya. Pengertian secara luas “mail merge” (istilah digunakan digunakan pada software microsoft word dan pulisher) dan “print merge” (istilah digunakan pada software corel draw) adalah penggabungan sebuah file master dengan file data dari file berbeda.

Kegunaan dan manfaat cetak mail merge

Untuk apa dan kapan dibutuhkan untuk menggunakan fitur mail merge ini, secara umum adalah untuk pembuatan banyak output atau hasil dengan satu buah master file sama, contohnya :

Surat menyurat dengan banyak tujuan
Surat panggilan pemilih pada pelaksanaan pemilu
Pencetakan sertifikat training, seminar, vaksinasi, atau lainnya
Pencetakan KTP (Kartu Tanda Penduduk, Kartu Tanda Pengenal)
Pencetakan kartu anggota komunitas, organisasi, perusahaan dan lainnya
Pencetakan label undangan, label produk, dan lainnya
Masih banyak lagi lainnya

Dari beberapa kegunaan dan manfaat di atas, penulis jelaskan diantarannya adalah membuat 1 file surat untuk banyak tujuan

1 file surat untuk banyak tujuan

Terkadang kita dijenuhkan dengan pekerjaan administrasi dalam keorganisasian, kelembagaan, perusahaan, dll karena harus membuat ratusan surat dengan isi surat sama tetapi tujuan berbeda. Pembuatan surat semacam ini contohnya : surat panggilan kerja, surat undangan pertemuan dll.

Lebih lagi di perbankkan, perusahaan-perusahaan asuransi. Jumlah surat untuk dikirim ke nasabah mereka baik berupa laporan rekening koran, penyampaian saldo, atau penyampaian informasi lainnya bisa mencapai ribuan, puluhan ribu atau bahkan lebih.

Kegiatan surat menyurat tersebut dapat diatasi dengan sedikit trik yaitu dengan cetak mail merge. Kelebihan Cetak Mail Merge ini adalah dengan 1 buah file surat dan 1 buah file data dapat mencetak surat sebanyak jumlah data pada file data.

Selain surat-surat di atas contoh lain adalah Kartu pengenal karyawan atau ID Card, Kartu Siswa, Kartu anggota Club Motor, kartu anggota perburuhan. Dengan 1 master bentuk design, namun beda isian, beda data. Untuk membuat surat semacam ini diperlukan dua buah file, 1 file surat (Microsoft Word) nanti untuk master surat Cetak Mail Merge dan 1 file data (Microsoft Excel) untuk sumber data Cetak Mail Merge.

Apabila pembaca sudah dapat membuat 1 surat ataup 1 master design untuk banyak tujuan maka akan menghemat waktu kerja, menghemat pemakaian hard disk dan banyak keuntungan lainnya. Bagaimana caranya ?.

|| Memanfaatkan Komputer secara Maksimal

Dalam artikel ini disajikan contoh untuk surat edaran himbauan kepada seluruh karyawan pada sebuah perusahaan dengan jumlah karyawan 350 orang. Menggunakan program Microsoft Word (karena paling sering digunakan dalam perusahaan-perusahaan untuk membuat surat menyurat).

Pertama

Buka program Microsoft Word ==> Buat file baru ==> Atur Page Layout (umumnya A4) ==> Atur margin kiri kanan atas dan bawah sesuai keinginan ==> Ketik surat edaran himbauan dan simpan dengan nama sesuai keinginan, contoh seperti gambar di bawah ini.

Ke dua

Buka program Microsoft Excel ==> Buat file baru ==> Ketik data-data diperlukan. Sebagai contoh : Nama, NIK, Bagian. Karena jumlah karyawannya ada 350 orang maka data di microsoft excelnya juga terdiri dari 350 nama karyawan. Setelah semuanya diketik dengan lengkap, simpan file tersebut sesuai dengan keinginan.

Ke tiga

Buka file Microsoft Word (sudah dibuat pada step “Pertama” diatas) ==> pilih menu Mailings ==> Select Recipients ==> Use Existing List ==> pada dialog box “Files Of Type” pilih “Excel Files” ==> Pilih file Microsoft Excel (sudah dibuat pada step “Kedua” diatas) ==> klik button “Open” kemudian ikuti langkah – langkah selanjutnya sampai tampil di layar monitor kembali pada file aktif.

Ke empat

Posisikan kursor dibawah tulisan “Kepada Yth :” pada file surat (dibuat pada step pertama) ==> Pilih menu “Insert Merge Filed” ==> Pilih Field “Nama” ==> ulangi langkah tersebut untuk “NIK“ dan “Bagian”. Ulangi juga proses tersebut pada setelah tulisah Bapak/Ibu/Saudara/Saudari

Ke lima

Klik icon Preview Result ==> Lihat perubahan pada tulisan dibawah “Kepada Yth :” dan setelah tulisan Klik icon Preview Result è Lihat perubahan pada tulisan dibawah “Kepada Yth :” dan setelah tulisan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari è klik panah kanan untuk melihat record selanjutnya, ini dilakukan untuk memastikan bahwa mail merge sudah berjalan dengan sesuai. Apabila sudah benar, maka seluruh record dapat ditampilkan sampai data terakhir, yaitu data karyawan ke 350.

Ke enam

Terakhir, silahkan pilih beberapa opsi sesuai keinginan dapat dilakukan, bisa print ke kertas  klik Finish & Merge (edit individual document, Print document, kirim ke e-mail  atau simpan ke file PDF. Nah, selesai sudah semua langkah cetak mail merge untuk membuat atau mencetak surat dalam jumlah banyak dengan sangat mudah dan simpel.

|| Magnetic Drum

Membuat label undangan dengan mail merge

Secara umum membuat mail merge untuk keperluan apapun hampir sama, bedanya pada isi file master dan isi data – data sumbernya. Contoh berikutnya adalah bagaimana cara membuat label undangan dengan mail merge ini. Bagaimana caranya ?. silahkan ikuti langkah – langkah di bawah ini :