Untuk menyajikan sebuah laporan sebaiknya dipersiakan item – item apa saja yang akan ditampilkan dalam Membuat Laporan Stok Barang. Item – item dalam laporan stok barang perusahaan satu dengan lainnya bisa saja berbeda karena dipengaruhi banyaknya item terpilih mana harus dikontrol. Fungsi utama selain sebagai laporan pencatatan, membuat laportan stok barang bisa juga dijadikan acuan untuk mampu telusur atau tracebility.
Disebut laporan karena harus dilaporkan kepada orang lain, mungkin apabila untuk keperluan pribadi bisa diganti istilahnya menjadi rekapan atau langsung stok barang atau istilah lainnya.
Laporan stok barang tidak hanya diterapkan dalam sebuah perusahaan besar, namun bisa juga diterapkan pada gudang – gudang retail, warung sembako, bengkel – bengkel, toko alat tulis kantor atau lainnya. Karenanya setiap pengusaha sebaiknya mengerti bagaimana membuat laportan stok barang.
Sebelum membahas lebih lanjut ada baiknya mendefinisakn apa itu stok barang. Stok barang berarti persediaan barang. Stok barang bisa dekelompokkan berdasarkan kebutuhan, misalnya stok barang bahan baku, bahan produksi, bahan pembantu, dll. Laporan stok barang sangat penting dalam sebuah perusahaan atau usaha pribadi.
Apa manfaat atau kegunaan membuat laportan stok barang dengan benar ?. Laporan ini sangat penting dan dibutuhkan untuk mengetahui informasi terkini mengenai stok akhir, mutasi barang, harga beli terakhir, kemana membelinya, siapa pembelinya, dll.
Untuk kemudahan pendataan dalam pembuatan laporan stok barang perlu dibuat kartu stok pada setiap barang sehingga suatu saat apabila ditanyakan jumlah sebuah barang, tinggal melihat ke kartu stok barang. Kartu stok barang sendiri dibuat 2 copy, 1 buat untuk di tempat penyimpanan barang, 1 lagi untuk di bagian administrasi pencatatan stok barang.
Secara berkala (sesuai kebijakan masing-masing) laporan stok barang ini tidak hanya dilihat atau diperiksa di atas kertas saja melainkan juga harus dilihat aktualnya di lapangan (dilihat kesesuaianya dengan fisik). Kegiatan ini secara umum disebut stock opname, ada juga menggunakan istilah cek fisik.
Selisih antara laporan dengan aktual barang kemudian dirapatkan dan diputuskan mau diapakan/dibagaimanakan. Dari hasil rapat kemudian dituangkan dalam laporan stok barang revisi (hasil pemutahiran data) selanjutnya akan dijadikan acuan awal untuk periode berikutnya.
Laporan stok barang umumnya dibuat oleh bagian gudang. Perubahan data pada laporan stok barang dipengaruhi oleh mutasi transaksi dari bagian gudang ke bagian lainnya, misalnya bagian produksi, assembly, sub assy, painting, engineering, mixing dll.
Secara umum item-item dalam membuat laportan stok barang atanra lain : nomor urut, kode barang, nama barang, satuan, saldo awal, keluar, masuk, saldo akhir dan keterangan. Namun demikian ada juga yang lebih lengkap seperti menambahkan kode supplier, waktu dibutuhkan untuk mendatangkan barang, harga barang, import atau lokal, dll sesuai kebutuhan.
Apabila laporan stok barang tidak sesuai dengan aktual di lapangan kemungkinan banyak terjadi masalah pada bagian terkait. Sebagai contoh produksi akan memesan ke gudang 300 set produk A, sehingga diperlukan barang – barang yang dipakai untuk membuat produk A sebanyak 300 set. Dari laporan stok barang semua item yang dibutuhkan produksi tersedia. Bagian produksi kemudian membuat permintaan barang ke gudang sejumlah 300 set selanjutnya gudang mempersiapkan kebutuhan produksi tersebut.
Setelah produksi memeriksa penerimaan barang – barang dari gudang ternyata ada 3 item yang jumlahnya kurang dari 300. Akibatnya produksi tidak bisa membuat produk A sejumlah 300 set karena ada 3 item jumlahnya kurang dari 300. Akibat selanjutnya adalah kegiatan produksi jadi terhambat, pengiriman ke pelanggan dari tertunda, pelanggan komplain keterlambatan kedatangan produk A.
Dari contoh kasus di atas, laporan stok barang adalah sangat penting untuk kelancaran produksi juga bagian – bagian terkait lainnya.
