Cetak Mail Merge | Satu file Surat untuk Banyak tujuan

Membuat 1 (satu) file surat untuk banyak tujuan

Terkadang kita dijenuhkan dengan pekerjaan administrasi dalam keorganisasian, kelembagaan, perusahaan, dll karena harus membuat ratusan surat dengan isi surat sama tetapi tujuan berbeda. Pembuatan surat semacam ini contohnya : surat panggilan kerja, surat undangan pertemuan dll.

Kegiatan surat menyurat tersebut dapat diatasi dengan sedikit trik yaitu dengan Cetak Mail Merge. Kelebihan Cetak Mail Merge ini adalah dengan 1 buah file surat dan 1 buah file data dapat mencetak surat sebanyak jumlah data pada file data.

Selain surat-surat di atas contoh lain adalah Kartu pengenal karyawan atau ID Card, Kartu Siswa, Kartu anggota Club Motor, kartu anggota perburuhan. Dengan 1 master bentuk design, namun beda isian, beda data. Untuk membuat surat semacam ini diperlukan dua buah file, 1 file surat (Microsoft Word) nanti untuk master surat Cetak Mail Merge dan 1 file data (Microsoft Excel) untuk sumber data Cetak Mail Merge.

Apabila pembaca sudah dapat membuat 1 surat ataupun 1 master design untuk banyak tujuan maka akan menghemat waktu kerja, menghemat pemakaian hard disk dan banyak keuntungan lainnya. Bagaimana caranya ?.

Dalam artikel ini disajikan contoh untuk surat edaran himbauan kepada seluruh karyawan pada sebuah perusahaan dengan jumlah karyawan 350 orang. Menggunakan program Microsoft Word (karena paling sering digunakan dalam perusahaan-perusahaan untuk membuat surat menyurat).

Pertama
Buka program Microsoft Word ==> Buat file baru ==> Atur Page Layout (umumnya A4) ==> Atur margin kiri kanan atas dan bawah sesuai keinginan ==> Ketik surat edaran himbauan dan simpan dengan nama sesuai keinginan.
Cara

Kedua
Buka program Microsoft Excel ==> Buat file baru ==> Ketik data-data diperlukan. Sebagai contoh : Nama, NIK, Bagian
Cara

Ketiga
Buka file Microsoft Word (sudah dibuat pada step “Pertama” diatas) ==> pilih menu Mailings ==> Select Recipients ==> Use Existing List ==> pada dialog box “Files Of Type” pilih “Excel Files” ==> Pilih file Microsoft Excel (sudah dibuat pada step “Kedua” diatas) ==> klik button “Open”
Cara

Cara

Keempat
Posisikan kursor dibawah tulisan “Kepada Yth :” pada file surat (dibuat pada step pertama) ==> Pilih menu “Insert Merge Filed” ==> Pilih Field “Nama” ==> ulangi ster tersebut untuk “NIK“ dan “Bagian”. Ulangi juga proses tersebut pada setelah tulisah Bapak/Ibu/Saudara/Saudari

Cara

Kelima
Klik icon Preview Result ==> Lihat perubahan pada tulisan dibawah “Kepada Yth :” dan setelah tulisan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari ==> klik panah kanan untuk melihat record selanjutnya, ini dilakukan untuk memastikan bahwa mail merge sudah berjalan dengan sesuai.
Cara

Keenam
Terakhir, silahkan pilih beberapa opsi dapat dilakukan, bisa print ke kertas ==> klik Finish & Merge (edit individual document, Print document, kirim ke e-mail ==> atau simpan ke file PDF
Cara
Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan para pembaca, amiin

Syaiful

Percetakan Bagus dan Murah di Serang, Cikande Permai berawal dari hand printing atau sablon. Dengan bertambahnya pelanggan mulailah sedikit demi sedikit beralih menggunakan mesin cetak, namun tetap tidak meninggalkan sablon.